Atos Origin stopt met e-mailen

Door funk-e op dinsdag 8 februari 2011 16:49 - Reacties (21)
Categorie: Algemeen, Views: 4.655

Ik las een leuk artikel op Computable over Atos Origin. Ze gaan binnen 3 jaar de interne mail volledig aan banden leggen.

Ik werk zelf bij een middelgroot bedrijf waar intern veel gebruik wordt gemaakt van e-mail. Ik schrok ervan toen ik in mijn eerste week al 150 e-mailtjes had ontvangen. Ik had op dat moment slechts contact met 3 directe medewerkers en van al die mailtjes waren er 15 daadwerkelijk interessant voor mij. Ik stond standaard op een verzendlijst van mijn afdeling waarnaar dus blijkbaar +- 150 mailtjes per week worden verstuurd. Bovendien bevatte meer dan 35% van de e-mail een bijlage: Excelsheets van (>1MB), word-documenten met screenshots (>2MB) en powerpointpresentaties (>3MB). Al deze e-mail vermenigvuldigd met het aantal medewerkers van mijn afdeling zorgt dus voor een enorme belasting voor het ICT-systeem. En dan te bedenken dat dit nog maar een fractie is van al het e-mailverkeer wat binnen het totale bedrijf wordt verstuurd.

Dit alles is natuurlijk te verwijten aan onjuist gebruik van een heel mooi medium: e-mail. We maken bij ons bedrijf gebruik van Sharepoint. Perfect om bestanden te delen. Je kunt in een e-mail veel beter linken naar een document op Sharepoint: Alleen de mensen die daadwerkelijk geïnteresseerd zijn in de documenten kunnen ze downloaden. Simpel, doch doeltreffend.

Bovenstaande is natuurlijk slechts een oplossing voor de enorme impact die e-mail op het systeem en het netwerk heeft. Personeelskosten hebben de meeste impact op het bedrijfsresultaat. In het artikel wordt gesproken over managers die 5 tot 20 uur per week besteden aan het schrijven en lezen van e-mail. Als je e-mail gaat verbannen moet er alsnog gecommuniceerd worden. Ik ben benieuwd hoe Atos dit wil gaan aanpakken. Het gebruik van social media lijkt me nu niet echt een 'opvolger' van e-mail. In het artikel wordt gesproken van 'een overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt'. Hoe denken ze dit te gaan oplossen met social media? Ik denk dat de vervuiling alleen maar toeneemt en dat de concentratie afneemt.

Hoe denken de Tweakers hierover?

Het betreffende artikel:
Atos Origin stopt met e-mailen
Ict-dienstverlener Atos Origin stopt binnen drie jaar tijd met e-mailen. Het verzenden en ontvangen van e-mails tussen de 50.000 medewerkers van het bedrijf moet dan verleden tijd zijn. 'De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt', stelt algemeen directeur Thierry Breton. Het dienstenbedrijf wil zelf het voorbeeld geven en vervangt e-mail door nieuwe vormen van communicatie en samenwerking zoals social media.

Breton presenteerde zijn plannen tijdens een bijeenkomst waar ceo's innovatieve plannen tonen. Hij wijst erop dat de hoeveelheid e-mailberichten die dagelijks wordt verzonden 'onhoudbaar' is. 'Managers besteden wekelijks tussen de vijf en twintig uur aan het lezen en schrijven van e-mails, terwijl social media sterk in opkomst zijn.'

William Rice, consultant en ontwikkelaar van Atos Origin social business solutions, benadrukt dat er wel mailservers actief blijven voor e-mailberichten die van buiten het bedrijf komen. 'We kunnen er natuurlijk niet van uitgaan dat de hele wereld binnen drie jaar zonder e-mail werkt, aan de achterkant van het bedrijf zullen e-mailservers blijven bestaan.'

Rice denkt dat het zeker nog tien jaar zal duren voordat het gebruik van e-mail wereldwijd zal stoppen. 'Het middel e-mail is zowel technisch als sociaal zo ver doorgevoerd, dat ban je niet zo snel uit, maar we zijn nu op het breekpunt waarbij het gebruik van social media het gebruik van e-mail voorbijstreeft.'

LinkedIn
Als alternatieven voor samenwerken zonder gebruik van e-mail noemt Rice berichtenverkeer via LinkedIn, workflowsystemen via de webbrowser en het delen van informatie via platformen als Microsoft Sharepoint, waarbij gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. 'Je ziet eigenlijk dat de nieuwe versies van e-mailprogramma's ook al die kant opgaan. Als je bijvoorbeeld Gmail van Google bekijkt dan zie je dat e-mails heel anders worden weergegeven. In plaats van losse berichten zijn de mails gevlochten in conversaties.'

Volgens Rice ontstaan in de toekomst persoonlijke portals waar medewerkers hun eigen informatie kunnen labelen, taggen, koppelen, archiveren en delen. 'Nu heb je voor de registratie voor een sociaal netwerk nog een e-mailaccount nodig. Maar dat gaat in de toekomst mogelijk ook veranderen.' Als voorbeeld noemt hij OpenID, dat is een centraal platform waarbij je allerlei online diensten zoals Facebook, LinkeIn en Twitter koppelt.

Atos ontwikkelt via zijn divisie Social Business Solutions diensten zoals Social CRM en begeleidingstrajecten voor verandermanagement en strategie. Volgens Rice is de grootste barrière bij de overgang naar een e-mailloze werkomgeving de cultuuromslag. 'Het is een kwestie van ontwennen.'

Volgende: iPhone: Sync Gmail + Calendar + Contacts + Notes 03-'11 iPhone: Sync Gmail + Calendar + Contacts + Notes
Volgende: Display Test: iPhone 4 vs SE Xperia Arc vs Galaxy S 01-'11 Display Test: iPhone 4 vs SE Xperia Arc vs Galaxy S

Reacties


Door Tweakers user Ibidem, dinsdag 8 februari 2011 17:03

Persoonlijk vind ik het een nobel streven en een leuk initiatief maar helaas gedoemd te mislukken. In mijn werk omgeving ontvang ik zo'n 1100 emails per maand en stuur er een kleine 900 naar mijn collega's en klanten.

Indien Atos hun idee wilt gaan doorzetten moeten alle interwebs ook over op zo'n systeem wil dit echt gaan werken. Zie dat echt niet gebeuren.

Deel wel de mening dat mail vaak wordt gebruikt als verkort communicatiemiddel en mensen vaak afstandelijk maakt van hun problemen ipv even langs te lopen of een belletje te plegen.

Door Tweakers user CodeCaster, dinsdag 8 februari 2011 18:09

Het voordeel van e-mail, mits correct gebruikt, is dat je een collega of klant om informatie kunt vragen terwijl de geadresseerde kan antwoorden wanneer hij of zij tijd heeft. Dit in schril contrast met telefoneren of aan hun bureau komen staan: weg concentratie, weg productiviteit.

Uiteraard is het compleet van de pot gerukt om iedereen te cc'en, legio mensen lezen mail die niet direct aan hen geadresseerd is al niet eens meer. Het is geen tijd om e-mail de deur uit te doen, het is tijd om e-mailers op te voeden. E-mail verbannen is symptoombestrijding, want zonder opvoeding gaat geen enkel middel voor betere communicatie zorgen.

Of zit jij te wachten op vijfhonderd tweets, inmails of hyvesberichten per week?

[Reactie gewijzigd op dinsdag 8 februari 2011 18:09]


Door Tweakers user Plasma_Wolf, dinsdag 8 februari 2011 18:16

Of zit jij te wachten op vijfhonderd tweets, inmails of hyvesberichten per week?
God nee, alsjeblieft niet. Ik heb niet eens zo'n media-account en ik vind het ook totaal niet nuttig om er aan mee te doen. Van mijn vrienden heeft niemand er een en als we elkaar iets willen vertellen/vragen gebruiken we de mail wel.

Ik kan me voorstellen dat je compleet gek wordt als je per week 150 mailtjes krijgt, maar als ik eens naar twitter kijk, zie ik dat er mensen zijn die elke 3-5 minuten een berichtje moeten versturen.

Naar mijn idee moeten mensen van sociale media ook opgevoed worden, net als mensen die zwaar overdreven bezig zijn met email. Of zijn dat nou net dezelfde mensen :?

Door Tweakers user Blokker_1999, dinsdag 8 februari 2011 18:22

Wij maken vandaag nog gebruik van TeamWare (klote app) en een standaard mailbox is slechts 25MB groot. Ik kan je verzekeren, je denkt 2 keer na voordat je een grote mail stuurt :P . De komende maanden stappen we over op outlook en krijgen we inboxen van 2GB. Het zal zijn voor- en nadelen hebben.

Het probleem dat hierboven beschreven word is idd gewoon slecht gebruik van e-mail. Mensen moeten leren omgaan met e-mail. Niet alleen verzenden, ook ontvangen. Open je inbox 1 of 2 maal per dag. Zet notificaties van inkomende mails uit en je kan heel de dag rustig doorwerken.

Door Tweakers user YopY, dinsdag 8 februari 2011 18:29

Herkenbaar, en ik wens ze veel succes met de poging die hoogstwaarschijnlijk zal gaan mislukken. Ik ben er vlak voor dat er naast email ook andere (bedrijfsbreed ingezette) communicatiemediums ingezet worden, maar een volledige vervanging is moeilijk te doen.

Bij Ons wordt er op de afdeling wel eens wat met skype gedaan voor de kleine dingetjes, langzaamaan ook buiten de afdeling om, maar dat blijft een lokaal iets.

Mijn collega is iemand die veel tijd besteed aan het organiseren en in mapjes plaatsen en verwijderen van mails, maar die raakt toch nog vaak zooi kwijt of verwijdert dingen per ongeluk.

Voor kleine communicatie, 1 naar 1 of 1 naar een stuk of wat: Instant Messaging. Skype vindt ik wel prettig voor een professionele situatie.

Voor documentendeling, zoals dat rondsturen van Excelsheets: Een bestandsopslag, evt. in een webinterface zodat er nog over gecommuniceerd kan worden. Google Docs of iets dergelijks zou daar ook voor gebruikt kunnen worden, dan is het ook mogelijk om die bestanden gecentraliseerd te onderhouden.

Voor De Rest, memo's en dergelijke, voldoen e-mails nog wel. Imho, natuurlijk.

* YopY verwerkt zelf 50-100 mails per dag. Alhoewel soms meer dan de helft daarvan mijn eigen schuld is, status e-mailtjes van het bugtrackingsysteem die nagenoeg allemaal genegeerd worden :+.

Door Tweakers user Hadron, dinsdag 8 februari 2011 19:40

Ik sluit me aan bij de rest. Ik geloof dat de limiet op de mailboxgrootte eigenlijk nog de meest zinnige oplossing is, als je't al een oplossing wilt noemen.
Het lijkt mij verstandiger om de communiceerwoede aan te pakken, al heeft dat nogal wat voeten in de aarde.

Door Tweakers user alwinuzz, dinsdag 8 februari 2011 20:04

Ik zou het zelf wel willen proberen met een combi van 37 signals producten.

Door Tweakers user mgizmo, dinsdag 8 februari 2011 20:29

Al deze e-mail vermenigvuldigd met het aantal medewerkers van mijn afdeling zorgt dus voor een enorme belasting voor het ICT-systeem.
Ik kan alleen spreken van Exchange, maar bovenstaande quote is niet het geval. Er wordt alleen een pointer aangemaakt voor de medewerkers, tenzij ze zelf het bericht aanpassen.

Door Tweakers user funk-e, dinsdag 8 februari 2011 21:01

mgizmo schreef op dinsdag 08 februari 2011 @ 20:29:
[...]


Ik kan alleen spreken van Exchange, maar bovenstaande quote is niet het geval. Er wordt alleen een pointer aangemaakt voor de medewerkers, tenzij ze zelf het bericht aanpassen.
OK, dat wist ik niet. Dus als ik een exceldocument doorstuur naar 10 personen (intern) dan wordt het bestand niet 10 keer gekopieerd?

Door Tweakers user basdej, dinsdag 8 februari 2011 21:11

funk-e schreef op dinsdag 08 februari 2011 @ 21:01:
[...]


OK, dat wist ik niet. Dus als ik een exceldocument doorstuur naar 10 personen (intern) dan wordt het bestand niet 10 keer gekopieerd?
nee precies, dat zou wel heel erg onzinnig zijn.

Door Tweakers user tszcheetah, dinsdag 8 februari 2011 21:32

"Did you get the memo about the new cover sheet of the TPS-reports?"

Het artikel slaat één cruciaal punt over: de onderbouwing over waarom die 5 tot 20 uur aan communicatie door managers te veel is. Lijkt mij een prima hoeveelheid, eigenlijk. Goed, e-mail is niet geschikt voor alles, maar om het medium gelijk af te schrijven gaat me ook wat ver. Er worden toch ook nog steeds (analoge) brieven geschreven en kaartjes gestuurd? (Ja Tweakers, het gebeurt echt nog :P)

Dat je je communicatiemogelijkheden voor werknemers uitbreidt met behulp van o.a. social media en goede web-based applicaties: logisch. Meteen aan beginnen.

Roepen dat over een paar jaar een medium niet meer gebruikt hoeft te worden of zelfs wereldwijd zal verdwijnen: interessante visie, maar het lijkt me weinig realistisch.

Door Tweakers user IStealYourGun, dinsdag 8 februari 2011 21:50

Blokker_1999 schreef op dinsdag 08 februari 2011 @ 18:22:
Wij maken vandaag nog gebruik van TeamWare (klote app) en een standaard mailbox is slechts 25MB groot. Ik kan je verzekeren, je denkt 2 keer na voordat je een grote mail stuurt :P . De komende maanden stappen we over op outlook en krijgen we inboxen van 2GB. Het zal zijn voor- en nadelen hebben.
Eigenlijk is een kleine inbox nog één van de betere oplossingen. Op mijn huidig en vorig werk zijn er ook maar 50MB en hoewel er wel wat verkeer is, blijft het wel steeds werkgerelateerd en productief. Voor ICT gerelateerde zaken moedig ik mensen zelfs aan om mail te gebruiken. Zo vergeet ik bepaalde zaken minder snel en afgehandelde zaken belanden in mijn archief. :)

Door Tweakers user SKiLLa, dinsdag 8 februari 2011 22:28

@Exchange discussie: dat is pas vanaf Exchange 2007 zo, daarvoor had je gewoon X losse copieen in elke mailbox hoor !

En dit is wel meest stomzinnige idee van AO dat ik in jaren gehoord heb |:(
Alsof linkedin berichten 'efficienter' zijn dan e-mailen; wat als LinkedIn stopt, of besluit je berichten aan 3en door te spelen ? Dag bedrijfsgevoelige informatie ...

Ook de hele dag op twitter snuffelen of je manager niet toevallig een berichtje gepost heeft lijkt me imho meer tijdrovend dan wat e-mail lezen. En hoe ga je de RSS feeds (van verschillende bronnen) verzamelen, via prive-email op je telefoon ofzo ?

Mensen kunnen nu nog steeds niet fatsoenlijk e-mailen, maar je kan mensen africhten (ehhh 'trainen') en technische beperkingen opleggen ... maar diezelfde mensen die niet fatsoenlijk kunnen e-mailen zijn over het algemeen met 'social media' ook het ergst; dus het is hoogstens een verplaatsing van het probleem 8)7

Nee, als je geen zinnige dingen te melden hebt als 'social business consultant', houd gewoon kop dicht; nu neemt niemand je meer serieus :X

[Reactie gewijzigd op dinsdag 8 februari 2011 22:28]


Door Tweakers user gouwzee, dinsdag 8 februari 2011 22:41

Ik geloof er wel in. Door al dat gemail gaat niet alleen een boel tijd verloren, maar ook een boel kennis. Terwijl we massaal aan het googlen zijn op het internet zit in bedrijfsnetwerken veel kennis opgesloten in e-mails. Totaal achterhaald en over een paar jaar binnen bedrijven ook niet meer toelaatbaar.

Door Tweakers user TijsVdB, dinsdag 8 februari 2011 23:02

De hoeveelheid e-mails die binnen ons bedrijf rondgaan (+-90 medewerkers) is ook redelijk extreem. Sinds eind 2010 zijn we gestart met het gebruik van OCS (instant messaging client met 'free/busy' info) intern te promoten om de hoeveelheid mail te verminderen, de bedoeling is dat mensen voor dringende zaken via IM contact opnemen ipv te mailen. E-mails hebben blijkbaar een 'acceptabele' responstijd van 2 werkdagen, iets wat de meeste mensen niet weten/snappen. :)

We zullen zien of het effectief helpt, gewoontes afleren is niet zo simpel... :)

Door Tweakers user mgizmo, woensdag 9 februari 2011 00:41

SKiLLa schreef op dinsdag 08 februari 2011 @ 22:28:
@Exchange discussie: dat is pas vanaf Exchange 2007 zo, daarvoor had je gewoon X losse copieen in elke mailbox hoor !
http://msexchangeteam.com/archive/2008/02/08/448095.aspx
The idea behind single instance storage is that if a message is addressed to multiple recipients, and these recipients are located on the same database, the message is stored just once. This functionality has existed in Exchange since version 4.0.

Door Tweakers user lemaclemac, woensdag 9 februari 2011 02:32

zal ook wel weer lang project worden die uiteindelijk niet functioneerd en half af is teminste dat is mijn ervaring met atos

Door Tweakers user Blokker_1999, woensdag 9 februari 2011 09:11

Eigenlijk is een kleine inbox nog één van de betere oplossingen.
het is zeker niet slecht, maar het brengt zijn eigen problemen mee. Ik mail nu niet veel maar mijn baas wel. En als die enkele dagen afwezig is zit die 25MB vol. Nu die 25MB is niet de inbox maar de volledige mailbox maw als je terugkomt en je box zit vol en je wenst snel een mailtje te sturen dan kan dat niet. Dan moet je eerst een deel van de binnengekomen mails verwijderen of naar de offline mailbox verplaatsen. Dan nog wachten tot de server het doorheeft en dan pas kan je terug beginnen met een dringende mail te versturen.

Door Tweakers user Deurges, woensdag 9 februari 2011 09:16

We zijn het er allemaal over eens, dat de gebruikers het probleem zijn en niet zozeer het medium.
We hebben hier ook een max van 10mb op de bijlagen en een max van 2 gb op de inbox. Hier waren mensen (voor de Exc) van 20GB en MS zegt gewoon keihard: "Dah gaah nieh goeh" :Y)

Het is voor veel gebruikers wennen, maar als je eenmaal een fatsoenlijke, werkbare mappenstructuur hebt, dan is het verwerken al een stuk eenvoudiger. Helaas maakt men dat weer achterlijke constructies zoals mappen in je verwijderde items (ja die bestaan)
Totdat we een keer de verwijderde items automatisch leeg gemaakt hebben }> Toen begreep de persoon in kwestie waarom dat niet zo handig was..

Het eindeloze CC-en is een ramp. Soms moet het maar in 8-10 gevallen staat er een lid van de directie bij (of management), puur om te laten zien dat men ook aan het werk is. En vooral als andere fouten gemaakt hebben..

Door Tweakers user Blasterxp, woensdag 9 februari 2011 12:56

Ik zie het graag gebeuren. Het idee dat als je ergens in een CC staat, en dat je dus 'op de hoogte' bent van de inhoud van een e-mail die niet direct aan je gestuurd is - kost nog behoorlijk wat werk.

Daarna vind ik email nogal onpersoonlijk. Communicatie met externe partijen zal via dit medium wel blijven, intern mogen er best mensen gaan nadenken over het nut van hun e-mail.

Overigens vind ik een technische beperking van de hoeveelheid en capaciteit van e-mail geen beperking moet hebben. Het gebruik is wel iets waar 'regeltjes' bij horen.

Door Tweakers user CodeCaster, woensdag 9 februari 2011 15:14

gouwzee schreef op dinsdag 08 februari 2011 @ 22:41:
Ik geloof er wel in. Door al dat gemail gaat niet alleen een boel tijd verloren, maar ook een boel kennis. Terwijl we massaal aan het googlen zijn op het internet zit in bedrijfsnetwerken veel kennis opgesloten in e-mails. Totaal achterhaald en over een paar jaar binnen bedrijven ook niet meer toelaatbaar.
Ja, want als je een bepaalde vraag twittert dan hoeft er niet iemand die die specifieke kennis heeft toevallig op dat moment jouw tweet te lezen?

En als je een informatiearchief hebt: er is bijna geen betere zoekmachine dan Google. Ik zoek liever met behulp van Google op webpagina's dan met Outlook of Twitter in berichten.

Het probleem, nogmaals, is niet het medium maar de gebruikers.

Reageren is niet meer mogelijk